Trello and Me

Llevo mogollón de tiempo buscando una herramienta de gestión de tareas que me mole. Me he estado llevando muy bien con Remember the Milk mientras he currado sola o en proyectos pequeños en los que cada cual hace lo suyo, pero por cosas de la vida estoy metida en proyectos gordacos, equipos deslocalizados y freelance cada uno de su padre y de su madre. Uno de estos clientes de proyectos gordacos usó Trello para unificar la comunicación y la gestión del proyecto. Yo sólo había usado Redbooth (ex-teambox) y RTM para tareas que ya tenía ganas de cambiar porque es soso de cojones (sí, funciona, pero es soso).

Cada una de estas herramientas tiene su qué… Al final se trata de encontrar la que se adapte más a la estructura mental de uno. Y si no se ajusta (como en mi caso), pues pillas uno y te adaptas. Y eso he hecho con Trello. Y me gusta Trello. Me ha costado unas pocas horas (muchas, la verdad) entender la manera en que se le puede sacar rendimiento, básicamente porque ha supuesto cambiar mi manera de ver el trabajo, más enfocado a la gestión de proyectos y control de tiempos, aunque no es el fuerte de Trello controlar el tiempo que cada miembro del equipo de dedica a una tarea, por lo que no sirve como contol de horas/hombre.

La organización de Trello es: Boards –> listas –> cards. A estas tarjetas le asignas tiempo, miembros del equipo, fecha límite, checklists… Y en ella se integran las conversaciones, documentos y tal y tal. Mencionas a los miembros del equipo a quien le incumba por si acaso… Pero esto es lo común a las herramientas.

Por lo que vi, normalmente se organizan las listas dependiendo de la fase del proyecto en la que está cada tarjeta. De este modo es muy visual saber qué hay esta semana, qué hay que hacer la semana que viene, qué dentro de dos, qué se ha hecho, qué está pendiente de decisiones, qué está pendiente de desarrollo… (Aquí un ejemplo de cómo se organizó un proyecto web)

Yo me empapé de Trello descubriendo estos dos tableros Trello resources y Trello Developement. Me he olvidado decir que los tableros pueden ser públicos o privados. El equipo de desarrollo de trello tiene varios tableros abiertos donde van prestando atención a las sugerencias y peticiones que los usuarios van planteando. Tienen la api abierta, por lo que ya se han integrado varias aplicaciones. Se ve que la más se ha integrado ha sido Zapier, una herramienta de automatización de tareas a lo Botize o IFTTT.

Y cacharreando ahora en Zapier con la mente un poco abierta gracias a Mau (que hoy me ha recomendado Asana) y con la premura de escribir un post sobre cómo he solventado gestión de proyecto + gestión de tareas para María Madrid y Mauro, he visto que la integración de Asana y Trello con Zapier puede funcionar muy bien. Estuve dando muchas vueltas a Zapier hace unas semanas, pero supercegada con seguir usando RTM. Asana cubre las mismas necesidades que le exijo a RTM, es más mono e integra con Trello, ergo, es para mí.

Creo que tengo la solución a mis necesidades de gestionar proyectos de forma organizada con mucha gente y de llevar una lista de tareas que me permita no olvidarme de nada.

En resumen: usar Trello integrado con Asana vía Zapier

Cosas que molan de Trello (y que igual tienen otras herramientas y yo lo desconozco)

  • muy versátil, muy fácil de mover las tarjetas y fácil de usar cuando lo entiendes. Y cuando lo entiendes es tan fácil que te jode no haberlo entendido antes.
  • al ser gratuito total permite crear tantos tableros – plantilla de proyectos como quieras. Puedes tener varias plantillas hechas con sus checklists y su todo, y cuando te entra un proyecto nuevo duplica el tableros y ajustas a ese proyecto y chinpún.
  • ya he dicho que dentro de cada tarjeta entran checklists, duración estimada de la tarea, comentarios, fecha límite, añadir adjuntos, que quien quiera del equipo pueda suscribirse a los comentarios… (esto también es así en Redbooth)
  • se pueden organizar las listas según el estado del proyecto o según las tareas… Para saber en qué estado están las tareas se puede jugar con las etiquetas y mover de sitio las tarjetas (al final donde no se vean o a una lista de tareas hechas). De este modo es tope de fácil tener a la vista las tareas pendientes.
  • Puedes mandar tarjetas desde el email porque cada tablero tiene su propia dirección, que eso lo hacen todos pero mola.

Integraciones prácticas

  • Es interesantísima la extensión (sólo en chrome) que convierte un email en una tarjeta directamente con darle al botón: si te mandan un email con un trabajo, o sólo una idea, lo mandas para el tablero adecuado y lo tienes ahí organizado. No tiene porqué ser de trabajo, puede ser información interesante que podrá ver todo el equipo.
  • Integrar el calendario es práctico, porque mete en google calendar e ical cada tablero en diferentes calendarios en el que se lo digas. OJO que para integrar el calendario sólo puedo hacerlo el propietario del tablero. La gente se queja de que la integración con el calendario tarda 24 horas, aviso.
  • Me requetechifla gant-chart.com. Se integra con basecamp, calendar y trello y te saca el diagrama de gant todo mono de todos los tableros que quieras (uno o dos o todos). Como está integrado, si desde el diagrama quieres meterle más o menos tiempo, con mover el ratón vale y Trello lo recuerda.
  • Y me parece muy útil conceptboard, que es un tablero colaborativo sobre un diseño o prototipo que se integra también en las tarjetas de Trello.

Cosas malas de cojones

  • No hay forma de poder sacar qué tienes que hacer tú de todo lo que tienes ahí. Trello permite mandar tarjetas a diferentes tableros, por lo que molaría que pudieras tener un tablero que fuera MIS COSITAS y tener las tarjetas duplicadas, pero no, si quitas una tarjeta de un tablero para mandarla a otro, el resto del equipo no la ve.
  • Por eso mismo, y a pesar de ser gráfico y molón, no es limpio y es fácil que desde el mismo tablero te despistes leyendo notificaciones y cositas de cosas que no te incumben o no lo necesitas en este momento. Molaría que te pudieras abstraer de todo lo que no sea tuyo, como plantea hightrack.

Qué voy a hacer María? (que llevo toda la tarde revisando cosas y que gracias a ella pongo un poco de orden a mi cabeza)

  • Usar Zapier para mandar cosas de Trello a Asana y al revés. Asana es una herramienta de gestión de proyectos y de tareas, y voy a usar sólo la parte de gestión de tareas. Como me he dado cuenta de esto hace una hora no puedo decir cómo va ni qué trucos usar, pero ya lo haré en cuanto nos llevemos bien.
  • Zapier también manda tareas desde Redbooth a Trello, cosa que me va de perlas por un cliente que usa Redbooth.
  • Voy a esperar que Hightrack y Botize vayan desarrollando sus proyectos para poder pasar de Asana y de Zapier =P

Espero que sea comprensible… Tengo la cabeza como un bombo…

Cosas que igual van bien y que he estado mirando para seguir con RTM…

Si queréis cacharrear Trello, aquí tenéis mi recomendación https://trello.com/tonapou/recommend

Es gratix, pero tiene una cosa Gold que te permite cambiar los fondos de los tableros y poner emoticonos (este es el nivel XD) y un profesional que permite a los jefes ver todos los tableros del equipo de una organización aunque no tenga acceso y no sé qué más. Si os dais de alta con este enlace yo tendré un mes de emoticonos molones XD

 

 

 

 

 

 

4 comentarios en “Trello and Me

  1. Superinteresante este artículo. Felicidades.

    Pero me surge la duda de como metes la duración estimada de cada tarjeta. Alguna extensión?

    Thanks!

    1. Hola! Qué bien si te ha servido de algo, porque la verdad es que la adaptación a estos programas de gestión es durilla.
      Para poner la duración de cada tarea escribes en la descripción start y duration. Aquí lo ves claro. Cuando lo haces te sale como ves en el diagrama de gantt

      Un saludo!

      1. Muchas gracias por tu respuesta! Voy a intentar poner en práctica tus enseñanzas a ver que sale.. la verdad es que Trello me parece muy atractivo.

    2. Al final lo uso también como gestión de tareas cruzando trello con el calendar de gmail a través de zapier. Mola mucho. Además de los calendarios por proyectos vas mandando tareas de un sitio a otro según te convenga. Y estoy tan contenta, oyes…

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